آیا فردی وجود دارد که نخواهد کارآمدی خود را افزایش دهد ؟ تقریبا همه انسان‌ها می‌خواهند کارآمدی بیشتری داشته باشند تا زمان بیشتری را برای انجام کارهایی که از آن لذت بیشتری می‌برند صرف کنند. همانطور که می‌دانید، بسیار ساده است که زمان و انرژی خود را طوری تنظیم کنید تا تبدیل به فرد پر مشغله‌ای شوید، با این حال ممکن است که نتوانسته باشید برنامه خود را به درستی پیش ببرید. پس چالش این است که تشخیص دهید کدام عادت‌ها حرکت شما را به سمت جلو تسهیل می‌کنند و کدام صرفا باعث چرخش چرخ‌های شما می‌شوند.
در این مقاله قصد داریم ابتدا 9 روش اثبات شده برای افزایش کارآمدی را بگوییم و سپس چند ویژگی افراد کارآمد را خواهیم گفت. اگر شما نیز دوست دارید کارآمدی خود را افزایش دهید، با ما همراه باشید!
1- برای افزایش کارآمدی برنامه‌ریزی کنید
برنامه‌ریزی مانع از تعویق کارها و سبب افزایش کارایی می‌شود. در واقع، عمل صرف فکر کردن و برنامه‌ریزی ، انرژی‌های ذهنی، خلاقانه و فیزیولوژیکی شما را آزاد می‌کند. بهترین راه برای برنامه‌ریزی ، تهیه فهرستی از شب قبل است. هر چه زمان و فکر بیشتری صرف تدوین برنامه‌ریزی شود، شما فردی موثرتر، مولد و کارآمدتر خواهید بود. علاوه بر این، همانطور که بر روی فهرست برنامه‌ریزی خود کار می‌کنید، احساس اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت و انگیزه بیشتری برای انجام دادن کارهایتان خواهید داشت. هر چه بیشتر تلاش کنید، برنامه‌ریزی بهتری را می‌توانید انجام دهید. برنامه‌ریزی کردن ذهن شما را روشن‌تر خواهد کرد در نتیجه شما بهتر می‌توانید بخوابید. در صورت انجام این کار لازم نیست در مورد هر چیزی که نیاز دارید روز بعد به یاد داشته باشید و آن را به دست آورید، نگران باشید. همه چیز تمام خواهد شد و برای همین برنامه‌ریزی شده است.
2- برای افزایش کارآمدی کارهایتان را سازماندهی کنید
در صورتی که وسایل‌تان را در جای نامناسب بگذارید، زمان زیادی را برای جستجوی آن‌ها از دست خواهید داد. با پیدا کردن مکان مناسب برای وسایل خود، از لحاظ سازماندهی کارها و برنامه زندگی‌تان قدمی رو به جلو بردارید. به طور مشابه، بودن در یک محیط آشفته باعث استرس می‌شود که به نوبه خود کارآیی‌تان را خنثی می‌کند و به ناکارآمدی شما کمک می‌کند. دقت کنید که محیط کارتان تمیز و منظم باشد و به فضای تنفس روانی شما کمک کند، در نتیجه شما می‌توانید بهتر تمرکز کنید.
3- برای افزایش کارآمدی مدیریت زمان را تمرین کنید
دیوید آلن در کتابش به این نکته اشاره می‌کند که ما بیشتر زمانمان را صرف تصمیم‌گیری درباره این مساله می‌کنیم که آیا این کار را انجام دهیم یا نه؟ اگر کاری در عرض دو دقیقه انجام می‌شود، به جای کنسل کردن، آن را به سادگی انجام دهید.
یکی دیگر از روش‌های مفید مدیریت زمان، قانون پارکینسون است که بیان می‌کند که یک کار در مدت زمان تخصیص داده شده به آن است که می‌تواند انجام شود. برای مثال، اگر به خودتان دو هفته برای انجام یک کار تخصیص دهید، دو هفته طول خواهد کشید تا آن کار را انجام دهید. با این حال، اگر برای انجام آن کار یک هفته را در نظر گرفتید، اتمام آن کار همان یک هفته زمان خواهد برد. شما می‌توانید از قانون پارکینسون برای دادن فرصت‌های کوتاه‌تر به خود استفاده کنید.
4- برای افزایش کارآمدی تصمیم بگیرید که سحرخیز باشید
در عین حال همه افراد در ساعات یکسان روز کارآمد نیستند. بعضی از افراد در صبح زود بهره وری بیشتری دارند در حالی که بقیه ممکن است در بعد از ظهرها بیشتر فعالیت کنند و بازدهی بیشتری داشته باشند. زمانی که تصمیم گرفتید که کدام ساعات برای شما بهترین کارآیی را دارد، کارهایتان را در آن محدوده زمانی سازماندهی کنید تا بیشترین بهره‌وری، خلاقیت و هوشیاری را داشته باشید.
5- برای افزایش کارآمدی خود زمان کمتری به شبکه‌های اجتماعی بدهید
بیش از 12 میلیارد ساعت در روز توسط کارمندان به مرور رسانه‌های اجتماعی که میلیاردها دلار صرف آن شده است می‌گذرد. به طور مشابه، مطالعات نشان داده‌اند که دانش آموزان دبیرستانی به طور میانگین تقریبا 3 ساعت در روز را به شبکه‌های اجتماعی در مقایسه با تنها 2 ساعت مطالعه در روز اختصاص می‌دهند. تصور کنید چه کاری می‌شود برای کارآیی بهتر انجام داد! به همین دلیل است که اگر زمان زیادی را صرف رسانه‌های اجتماعی می‌کنید، فرد کارآمدی نیستید. این به این معنی نیست که شما نمی‌توانید از رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید یا از آن‌ها لذت ببرید، فقط وقتی کار خود را انجام داده‌اید و وقتی را برای سرگرمی خود اختصاص دادید وارد آن‌ها شوید.
6- برای انجام کاری نباید آن را " دوست " داشته باشید و یا به شما " الهام " شود
یکی از نقل قول‌های مورد علاقه من برگرفته از نیوتن، یک منتقد موسیقی انگلیسی است که می‌گوید: یک موسیقی‌دان منتظر نمی‌ماند تا به او الهام شود و سپس کارش را آغاز کند، بلکه در حین انجام کار الهامات لازم برای ساخت موسیقی را دریافت می‌کند. بتهوون، واگنر، باخ و موتسارت هر روز با همان نظم و ترتیبی که حسابداران برای محاسبه ارقام خود به سر کار می‌رفتند در محل کار خود حاضر می‌شدند.
7- تمرکز بر روی یک کار به جای انجام چند کار برای افزایش کارآمدی
شما ممکن است قبلا ً خوانده باشید که انجام همزمان چند کار ایده خوبی نیست و در واقع مطالعات جدیدی که در دانشگاه استنفورد و دانشگاه لندن انگلستان انجام شد نشان داده‌اند که انجام چند کار نه تنها عملکرد و کارآمدی را کاهش می‌دهد بلکه ممکن است به مغز شما آسیب برساند.
مطالعات در دانشگاه لندن نشان دادند که افرادی که در چند کار مختلف مشغول به کار هستند ضریب هوشی‌شان مانند افرادی که در حال خواب هستند یا از ماری‌جوانا استفاده می‌کنند پایین می‌آید. چند عملکردی همچنین هورمون کورتیزول ( هورمون استر) را تولید می‌کند که نه تنها باعث تخلیه انرژی می‌شود بلکه شما را سست کرده و موجب عدم تمرکز شما می‌شود.
8- برای افزایش کارآمدی استراحت کنید و وقفه‌ای بین کار ایجاد نمایید
طبق مطالعه‌ای که توسط سایت Desktime.com منتشر شده است، کارآمدترین افراد به مدت 52 دقیقه کار می‌کنند و سپس به مدت 17 دقیقه استراحت می‌کنند. مطمئنا همه ما دوست داریم که در کل روز 100% کارآمد باشیم اما این غیر ممکن است. تلاش برای تمرکز کامل برای مدت طولانی در روز نه تنها منجر به فرسودگی می‌شود بلکه ضد بهره‌وری و کارآمدی شما می‌باشد.
در مقابل، راز حفظ سطح بالای کارآمدی این نیست که بیشتر کار کنید بلکه با ایجاد وقفه‌های مکرر و اختصاص زمانی برای استراحت هوشمندانه‌تر کار کنید. یک روش موثر دیگر " تکنیک Pomodoro " است که اجازه می‌دهد 25 دقیقه کار بعد از 5 دقیقه استراحت انجام شود. اصول این روش عبارتند از:
کاری را انتخاب کنید که به انجام آن تمایل دارید
زمان سنج‌تان را به مدت 25 دقیقه تنظیم کنید
تا زمان زنگ زدن زمان سنج کار کنید و یک استراحت کوتاه ( 3 - 5 دقیقه ) به خود بدهید
پس از این دوره زمانی ( Pomodoro ) دوره زمانی بعدی را انجام دهید و آن را ادامه داده تا کار را به سرانجام برسانید
" تکنیک Pomodoro " نشان می‌دهد که با کم کردن اضطراب همراه با اندازه‌گیری انتزاعی زمان، افزایش تمرکز و تمرکز بر روی وقفه‌های ایجاد شده و با تقویت عزم برای رسیدن به اهداف خود، کارآیی و انگیزه بهبود پیدا می‌کند.
9- برای افزایش کارآمدی از زمان های رفت آمد و تاخیری خود استفاده کنید
همه ما با موقعیت‌هایی در زندگی مواجه می‌شویم که به نظر می‌رسد نامناسب و غیر قابل استفاده هستند و ترجیح می‌دهیم که می‌توانستیم در آن زمان کارهای پربارتری انجام دهیم. در چنین شرایطی می‌توانید مدیریت زمان داشته و از زمان‌تان برای برنامه‌ریزی روز بعد استفاده کنید، یک لیست از کارهایتان تهیه کنید، یا به ایمیل‌هایتان پاسخ دهید. ظاهرا راه‌های زیادی برای افزایش کارآیی وجود دارد. بکارگیری برخی یا همه تکنیک‌های بالا باعث بهبود نتایج می‌شود.
ویژگی‌های یک ذهن کارآمد :
ذهنیت یک فرد کارآمد چگونه است؟ یک ذهن کارآمد ذهنی است که بهترین استفاده از منابع، زمان، انرژی و تلاش‌هایش می‌کند. در ادامه ویژگی افرادی که دارای کارآمدی هستند را خواهیم گفت:
کنجکاوی در افراد کارآمد :
تمایل به دنبال کردن، سوال، و کشف ایده‌ها و مفاهیم جدید دارد. کنجکاوی تمایل و اشتیاق به دانستن و یادگیری چیزهای جدید است.
تمایل یا انگیزه در افراد کارآمد :
میل به کارآمدی بدون تمایل یا انگیزه هیچ چیزی وجود ندارد که ما را وادار به پیشرفت و بهبود زندگی کند. ناکارآمدی متضاد میل و ویرانگر پیشرفت است.
چشم انداز در افراد کارآمد :
توانایی تجسم آنچه می‌خواهید به شما کمک می‌کند روی آن تمرکز کنید و به شما ایده‌ای از آنچه که نتیجه‌ای که می‌خواهید می‌دهد. بدون آن تصور در ذهن خود، تلاش برای رسیدن به یک هدف سخت‌تر خواهد بود. همه ما در مورد مردانی که با " چشم انداز بزرگ " توانسته‌اند به کارهایی به ظاهر غیر ممکن دست پیدا کنند خوانده‌ایم.
تفکر انتقادی در افراد کارآمد :
توانایی ارزیابی موقعیت به صورت عینی و یا دیدن اینکه موقعیت واقعا چگونه است. به مزایا و معایب انجام کارتان نگاه کنید و مایل به انجام تطبیقات مناسب باشید.
اعتماد به نفس در افراد کارآمد :
اعتماد به نفس یعنی اینکه شما کاملا ً توانا هستید و آنچه را که می‌خواهید می‌توانید انجام دهید ایمان و اعتقاد داشته باشید. بدون اعتماد به نفس و ایمان نمی‌توانید به پتانسیل کامل خود برسید.
پشتکار در افراد کارآمد :
بیشتر چیزهایی که می‌خواهید آسان بدست نمی‌آیند. شما می‌بایست مایل باشید بر موانع و مشکلات غلبه کنید. خود را به چالش بکشید و برای رسیدن به اهداف خود پافشاری کنید. اجازه ندهید شرایط، عقاید دیگران، یا عقب‌نشینی، عزم شما برای موفقیت را خنثی کند.
نگرش یا دیدگاه مثبت در افراد کارآمد :
نگرش شما، چه مثبت یا منفی، می‌تواند باعث ایجاد موفقیت یا شکست شما شود. داشتن یک نگرش مثبت امکان هر احتمالی را فراهم می‌کند، در حالی که یک نگرش منفی شما را قبل از اینکه حتی شروع کنید شکست می‌دهد.
ذهن باز در افراد کارآمد :
تنها یک ذهن باز است که می‌تواند ایده‌های جدید و مبتکرانه را خلق کند و به هدف نهایی خود برسد. زمانی که انعطاف‌پذیر بوده و ذهن روشنی داشته باشید، تجربیات خلاقانه خود را پذیرا می‌شوید.
نتیجه گیری:
در نهایت، برای عملکرد خوب و به دست آوردن بیشترین دستاورد در زندگی، باید تعادل خود را حفظ کنیم. کار کردن در جهت انجام اهداف مهم است، اما ما باید برای احیا و شارژ مجدد نیز زمان بگذاریم. انجام بیش از حد، یا فشار بیش از حد بر روی کاری، می‌تواند منجر به نا‌امیدی و فرسودگی شود. با ادغام کردن مولفه‌های فوق در فرآیند فکری‌مان، ما نه تنها یک ذهنیت کارآمد را پرورش می‌دهیم، بلکه خودمان را برای رسیدن به اهداف‌مان آماده‌تر می‌کنیم. عادات مثبت‌مان را توسعه داده و ذهن خود را برای عملکرد در سطوح بالا پرورش می‌دهیم.
پرفروش‌ترین رمان کشور (کتابراه)
ستایش شده توسط دو تن از نویسندگان بزرگ جهان
ترجمه شده به دو زبان عربی و انگلیسی مطالبی که ممکن است به آن علاقه داشته باشید