مدیریت زمان چیست؟ | ۴ روش کاربردی در مدیریت زمان

چرا دچار بحران زمانی می‌شویم؟

بحران زمانی برای تمامی افراد یک دلیل یکسان ندارد و هر فرد ممکن است به دلایل متفاوتی دچار بحران زمانی شود. در ابتدا پیش از آن که بخواهیم زمان را مدیریت کنیم در ابتدا باید بررسی کرد که چرا دچار بحران زمانی می‌شویم.

هدف‌های رویایی و رویاهای ایده آلی

برخی افراد بخاطر رویاهای بزرگ و اهداف مهم به این فکر می‌کنند که دچار بحران زمانی شده‌اند. وقتی که می‌خواهیم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. زمانی که به مدیریت در بازار بزرگ می‌اندیشیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. وقتی به بحران زمانی میرسیم در ابتدا مهم‌ترین عامل را سن خود در نظر می‌گیریم که در این سنی که قرار دارم چه مقدار از عمر خود را ساخته‌ام و چه مقدار را تلف کرده‌ام! زمانی که رویاها و اهداف بزرگی در سر دارید باید بدانید زمان زیادی را باید صرف کنید!

کمبود مهارت در برنامه‌ریزی و تاثیر آن بر مدیریت زمان

یکی از مهم‌ترین عوامل برنامه‌ریزی و الویت بندی کارها می‌باشد و ضعف در برنامه ریزی و الویت بندی کارها زمانبندی کارهای ما را بهم می‌ریزد. گاها حجم کارها زیاد است و نمی‌توان آن‌ها را دقیق الویت بندی کرد و یا در برنامه ریزی آن ناتوان هستیم و یا نمی‌دانیم کدام را در اولویت قرار دهیم. اولویت‌بندی، مهارتی بسیار مهم اما سخت و چالش برانگیز است که در بیشتر اوقات، به ما کمک می‌کند که با استفاده از زمانبندی کارها، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش دهیم. به عبارت دیگر، بسیاری از ما ترس از تصمیم‌گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. به هر حال تصمیم گیری و الویت بندی امری بسیار مهم در مدیریت زمان است و بهتر است مهارت‌های تصمیم‌گیری را بیاموزیم.

ناتوانی در واگذاری کارها به دیگران و تاثیر آن بر مدیریت زمان

یکی دیگر از دلایل مهم بحران زمانی و عدم مدیریت آن در ناتوانی در تفویض درست کارها می‌باشد. ممکن است در اکثر زمان‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل کنیم. یا کارها را نادرست به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت مجبور می‌شویم خودمان کارها را به سرانجام برسانیم و از کارها عقب می‌افتیم. ضعف در تفویض اختیار و واگذاری نادرست کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان ، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و نهایتا احساس می‌کنیم مدیریت زمان ، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

کمال طلبی و تاثیر آن بر مدیریت زمان

کمال طلبی عامل مهم دیگری است که باعث می شود ما مجبور به برنامه زمانی شویم. کمال طلب‌ها یا ایده آلیست‌ها، کسانی هستند که همه امور را به بهترین نحو می‌خواهند و حتی اگر کمی از حد مطلوب پایین‌تر باشد آن کار را قبول نمی‌کنند به همین دلیل همه کارها توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در زمان بندی کارها است و اگر در مهارت مدیریت کردن زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

کمبود مهارت در حل مسئله

حل مسئله بسیار امر مهمی در پیشرفت افراد می‌باشد. اگر نتوانیم برای حل مسئله راه حلی پیدا کنیم زمان را از دست می‌دهیم. گاهی وقت‌ها مسیر کاری و روند کاریمان در کارها اشتباه است و به جای این که مسیر کار را درست کنیم، موردی مشکلات را حل می‌کنیم. بهتر است بستر درستی برای روند سازمان تبیین شود تا اشکال در طول مسیر کاهش پیدا کند.
وقتی برای کارهایی که انجام می‌دهیم انگیزه لازم را نداریم یا آن را دوست نداریم، آن را کندتر انجام می‌دهیم. گاهی اوقات هم ترجیح می‌دهیم آن کارها را در آخرین لحظه انجام دهیم. در چنین شرایطی، مسئله کمبود انگیزه دیده نمی‌شود و کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد. احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت کردن زمان ، می‌توانیم مشکلات را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

دیر کرد!

زمانی که کار را به وقتی نامناسب موکول کرده و یا اهمال می‌کنیم باعث می‌شود زمان را از دست دهیم و دچار بحران زمانی شویم. بیشتر وقت‌ها مشکل واقعاً کمبود زمان و مدیریت کردن زمان نیست بلکه به عقب انداختن کارها به زمان دیگر است.

نمی‌توانیم نه بگوییم!

وقتی نمی‌توانیم نه بگوییم باعث می‌شود مدیریت کارها بهم بریزد. بسیاری از افراد نمی‌توانند نه بگویند و ممکن است شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که توانایی گفتن نه را ندارند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنید که به دلیل ناتوانی در گفتن نه یا دلایل مشابه، پذیرفته‌‌اید.

ناتوانی در مدیریت انرژی

گاهی آنقدر درگیر مدیریت زمان هستیم که نمی‌توانیم انرژی خود را مدیریت کنیم و آن را هدر می‌دهیم. مثلاً از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعا باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارامدی و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟ بهتر است کارها را انجام دهیم و آنقدر درگیر مسائل نباشیم تا دچار بحران زمانی نشویم.

مزایای مدیریت زمان چیست؟

اهمیّت آن در این است که شما زمان خود را بین فعالیت‌های خاص نظم دهید و برنامه ریزی ‌کنید. مزایای مدیریت زمان چیست؟ بهروری و کارایی بیشتر در امور، شما را در کارهای خودتان پیشرفت می‌دهد و می‌توانید حرفه‌ای عمل کنید، استرس و اضطراب شما کنترل می‌شود و کاهش می‌یابد، مدیریت کردن زمان باعث افزایش موقعیت‌ها در کارهای شما می‌شود، هرچه زمان را مدریت کنید فرصت‌های شما بیشتر می‌شود، اعتماد به نفس و رضایت فردی شما را افزایش می‌دهد، امکان موفق شدن در کارهایتان بیشتر می‌شود، مدیریت زمان و برنامه ریزی موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می‌کند.

عدم مدیریت زمان چه تبعاتی دارد؟

زمانی که زمان را مدیریت نکنید کارهایتان در سر رسید به عقب می‌افتد، کارتان بازده پایین‌تری دارد، عدم مدیریت زمان زیادی را هدر می‌دهد، عدم مدیریت زمان کیفیت کاریتان را پایین می‌آورد، وجه حرفه‌ای کاریتان ضعیف شده و لطمه می‌بیند، استرس و اضطراب شما افزایش پیدا می‌کند، احساس اعتماد به نفس شما کاهش پیدا می‌کند و رضایت فردی خود را از دست می‌دهید.

تکنیک‌های مدیریت زمان

هزاران تکنیک وجود دارد اما در اینجا مهم‌ترین و کاربردی‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان را بررسی می‌کنیم.

۱.تعیین هدف و تاثیر آن بر مدیریت زمان

اهداف خود را دقیق و مبتکرانه همراه با مسیر راه خود تعیین کنید و آن را بررسی کنید و راه رسیدن به آن را تخمین بزنید. برای برنامه ریزی خود احترام قایل باشید و برای آن زمان مفید بگذارید. برنامه هفتگی و ماهیانه برنامه خود را برای هفت روز و سپس برای هفت روز دیگر و به همین منوال برای ماه خود برنامه ریزی کنید و یک برنامه داشته باشید که کارهای خود را در زمان برنامه ریزی شده انجام داده باشید. اگر عقب ماندید بهتر است برنامه خود را تغییر دهید. سیستماتیک کردن برنامه مدیریت خود را سیستمی بررسی کنید و آن را بهبود بخشید. در صورتی که برنامه زمانی شما از سیستم خارج شد برنامه را تغییر دهید.

۲.الویت گذاری و تاثیر آن بر مدیریت زمان

اولین وقت‌های خود را در روز به کارهای مهمتان تخصیص دهید و هرچه کار از اهمیت کمتری برخوردار بود آن را در وقت عقب تری بگذارید اما آن را به روز دیگر نیندازید بلکه تنها در پایان وقت انجام دهید.

۳.عادت‌های بد ممنوع و کارهای خوب عادتتان شود

عادتتان شود باید این اعمال خوب تکرار کنید که نه تنها برایتان ساده شود بلکه تبدیل به یک خصوصیت رفتاری در شما شود. عادت‌های بد خود را شناسایی کنید و در کوتاه‌ترین زمان سعی کنید آن‌ها را حذف کنید و از برنامه خود جا نمانید.

۴.استراحت و تفریح، ورزش کردن، نظم

به خود استراحت دهید و مدت زمانی را به تفریح بپردازید. سلامت شما هم جزو برنامه‌تان است. حتما صبح خود را به ورزش و یا مراقبه اختصاص دهید تا سطح توانایی فردی شما افزایش یابد.  انگیزه‌ را افزایش دهید و اگر احساس کردید دارید انگیزه خود را از دست می‌دهید بهتر است هدفتان را بررسی کنید. برای خود لیست انجام کاری تعیین کنید. توصیه می‌شود این کار شب به شب تدوین شود. استاد و یا راهنمایی داشته باشید که در کارتان به شما راهنماییی دهد. شبکه اجتماعی خود را قطع کنید چرا که مدت زمان زیادی را از دست می‌دهید. نظم و ترتیب چه در محیط فیزیکی و چه در محیط فکری امری بسیار مهم است. همیشه نظم را رعایت کنید چرا که کمی بی‌نظمی زمان زیادی را تلف می‌کند.

کتاب سیزده اثر علی میرصادقی

پرفروش‌ترین رمان کشور (کتابراه)
ستایش شده توسط دو تن از نویسندگان بزرگ جهان
ترجمه شده به دو زبان عربی و انگلیسی

کسب اطلاعات بیشتر

مطالبی که ممکن است به آن علاقه داشته باشید

۹ روش اثبات شده برای افزایش کارآمدی

۱۳ روش برای افزایش تمرکز در محیط کار

مسئولیت پذیری چیست؟ ۷ راهکار برای افزایش مسئولیت پذیری

محصولات پیشنهادی

سریال سی روز تا پیروزی | ایجاد انگیزه دائمی در ۸۰۰ دقیقه

خودشکوفایی در ۸۰ ساعت | جامع ترین دوره غیر حضوری کشور به همراه ۸ جلسه روانشناسی